Spark가 팀의 재택 근무를 돕는 방법은 다음과 같습니다.

TL : DR;

이 기사에서는 Spark 이메일을 팀으로 사용하는 방법에 대해 설명하므로 집에서 일하는 동안 동료와 협력 할 수 있습니다. Spark의 공유 초안을 사용하여 동료와 함께 이메일을 작성할 수 있다는 것을 알고 있습니까? 이메일에 댓글을 달고 동료에게 도움을 요청할 수 있다는 것을 알고 있습니까? Spark for Teams를 사용하면 그 모든 것을 할 수 있습니다.

COVID-19로 인한 재택 근무

전 세계 COVID-19 사례의 수가 계속 증가 함에 따라 발병률 이 둔화되는 징후는 보이지 않는 것 같습니다. 점점 더 많은 기업과 직장에서 엄격한 예방 조치를 취하고 직원들에게 집에서 일하도록 조언하고 있습니다. 재택 근무라는 개념은 새로운 것이 아니지만 많은 전통적 대기업이 직원들이 재택 근무를 할 수 있다는 아이디어에 익숙하지 않습니다. 사무실에서 일한 모든 경력은 재택 근무 경험이 매우 압도적이라는 것을 알게 될 것입니다. 걱정하지 마십시오. Spark가 생산성을 높이고 팀 커뮤니케이션을 개선하는 데 어떻게 도움이되는지 알려 드리겠습니다.

Readdle의 행동

Readdle 팀은 전 세계 8 곳에서 근무하는 직원을 보유하고 있습니다. COVID-19에 대한 안전 조치의 일환으로 이제 우리 팀 전체가 집에서 원격으로 일합니다. 우리는 건강하고 생산적인 생활을 유지하기 위해 집에서 일하기위한 팁을 이미 공유 했으며, 더 효율적 으로 집에서 일할 수 있도록 자주 사용하는 앱과 서비스를 나열했습니다 . 

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원격으로 작업 할 때는 팀 구성원 간의 커뮤니케이션이 중요합니다. 사무실 환경과 달리, 의자를 돌려서 동료와 이야기하거나 책상에 누군가를 불러 피드백을받을 수는 없습니다. 집에서 일하는 경우 팀과 의사 소통하는 방식 을 바꿔야 합니다. Spark 를 제공하는 팀으로서 우리는 오랫동안 우리 스스로를 채찍질 했습니다. 우리는 팀을위한 스파크를 만들었습니다. 이메일 작업을 공동 작업 환경으로 만들 수 있습니다. 팀으로서 고객, 공급 업체, 계약자, 온라인 서비스, 중요 알림 등 모든 종류의 이메일을 처리해야합니다. 팀과 Spark를 함께 사용하면 이메일을 비공개로 공유하고 댓글을 달고, 이메일을 위임하고 작업을 할당하고, 이메일을 함께 작성하고, 멋진 팀 기능을 활용할 수 있습니다.

Spark는 iPhone, iPad, Mac 및 Android 장치에서 사용할 수 있으며 Windows 버전도 곧 제공 될 예정입니다. Spark는 팀에게 최고의 전자 메일 환경을 제공하도록 설계되었으며 전자 메일이 집처럼 느껴지지 않도록하는 모든 도구와 기능을 포함합니다. 원격에서 멀리 떨어져 있고 동료와 떨어져있는 경험을 쌓을 때 Spark가 어떻게 가정에서 일하고 팀 간의 의사 소통을 용이하게 할 수 있는지에 대해 설명합니다.

팀과 전자 메일에 개인적으로 공유 및 의견 보내기

업무 관련 이메일에 대한 논의는 일상의 일부일뿐입니다. 응답이 필요한 영업 문의 일 수도 있고, 관리자에게 프로젝트 상태를 묻는 이메일이거나 특정 문제에 대한 도움을 요청하는 고객의 지원 이메일 일 수도 있습니다. 직장에서 아마도 함께 모여 토론하고 누가 이메일에 답장을 보낼 것인지, 어떤 내용으로 결정할 것인지 결정할 것입니다. 글쎄, 당신은 여전히 ​​스파크와 함께 집에서 편안하게 모든 것을 할 수 있습니다.

먼저 모든 팀원과 이메일 을 공유 할 수 있습니다 . 아니요. 팀의 누군가에게 이메일을 수동으로 전달하지 않아도되며 계정에서 불필요한 저장 공간을 차지할뿐 아니라받은 편지함도 정리할 필요가 없습니다. Spark와 이메일을 공유하면 팀 동료의받은 편지함에 자동으로 나타납니다. Spark와 이메일을 공유하면 향후 모든 이메일에 대해 모든 사람이 계속 연락 할 수 있습니다. 이메일을 공유 한 사용자는 동일한 스레드에서 수신 된 모든 새 이메일을 자동으로 볼 수 있습니다 (사용 가능한 경우). 다음과 같은 경우에 좋습니다.

• 영업 담당자가 잠재 고객에게 새 프로젝트에 대해 이야기하고 있으며 관리자를 최신 상태로 유지하려고합니다. 영업 담당자는 관리자가 이 이메일 대화에서 향후 이메일에 자동으로 참여 할 수 있습니다.
• 지원 팀원이 고객에게 기술적 인 문제를 돕고 있으며 개발자를 찾고 싶어합니다.
• 소규모 팀의 일원으로서 고객과의 긍정적 인 대화를 비즈니스 파트너와 공유하고 싶습니다.

이메일이 동료와 공유되면 이제 이메일 맨 아래에있는 개인 인라인 주석 을 사용하여 이메일에 대해 토론 할 수 있습니다 . 당신은 @ 멘션을 통해 자신에게 도움을 요청하거나, 그들로부터 파일을 요청하기 위해 귀하의 동료를 호출할 수 있습니다. Spark 내에서 바로 작업을 수행 할 수있을 때 Slack 또는 Skype와 같은 앱간에 전환하여 무언가를 논의해야하는 이유는 무엇입니까? 상황에 따라 토론을 계속하십시오.

맞습니다. Spark를 사용하면 이메일을 교환하지 않고도 팀원간에 개인 첨부 파일을 보내고받을 수 있습니다. 모든 의견과 첨부 파일은 비공개 이며 팀 외부의 이메일을 보낸 사람은 액세스 할 수 없습니다.

예 : CoWorker에서 파일을 요청하고 고객의 이메일에 응답

Annie, Suzan 및 Peter를 동료로하여 소규모 설계 대행사에 속해있는 상황을 고려하십시오. 기존 고객이 대행사가 설계 한 로고 사본을 요청하는 이메일을 보냈습니다. 파일을 묻기 위해 Slack, Skype 또는 iMessage에서 팀을 핑하는 대신 클라이언트의 이메일을 즉시 공유하고 인라인 주석을 남길 수 있습니다. Suzan이 답장하고 @mention을 통해 Annie가 파일을 보내도록합니다.

Annie는 iPhone에서 알림을 받고 Documents 앱을 사용 하여 Google 드라이브에서 사본을 빠르게 다운로드 한 다음 Spark를 실행하여 주석에 대한 회신으로 첨부합니다.

이제 Annie에서 파일을 얻었으므로 클라이언트에 대한 응답에 파일을 포함시킬 수 있습니다.

방금 본 바와 같이 전체 커뮤니케이션은 매끄럽고 즐거웠습니다. Spark for Teams는 이메일 앱, 팀 채팅 앱 및 파일 브라우저간에 끊임없이 전환해야하는 대신, 특히 집에서 일하고 팀과 원격으로 조정할 때 이메일을 빠르게 토론하고 응답 할 수있는 좋은 방법입니다. . Spark for Teams는 추가 기능을 위해 업그레이드 할 수있는 옵션으로 완전 무료 입니다.

이메일 위임 및 작업 할당

조치를 취해야하는 이메일을받을 때마다 팀의 프로젝트 관리 도구에서 새 작업 관리 항목을 작성하고이를 팀의 누군가에게 지정하는 데 익숙해 질 수 있습니다. 전체 흐름은 다음과 같습니다.

이메일 수신 → 팀과 토론 → 작업 및 담당자 결정 → 프로젝트 관리 도구 열기 → 작업 생성 → 팀 구성원에게 작업 할당 → [대기] → 팀 구성원에게 문의 → 팀원과 상태 추적 → 팀원이 조치를 완료합니다. → 팀원이 완료된 조치에 대해 말하지 않습니다. → 팀원과 상태를 알리는 후속 조치 → 팀원이 상태를 알려줍니다.

Spark에서 훨씬 더 빠르고 번거 로움없이 모든 작업을 수행 할 수있을 때마다 이메일을받을 때마다 번거로움을 모두 해결해야하는 이유는 무엇입니까?

Spark for Teams를 사용하면 팀의 모든 사람 에게 이메일 을 위임 할 수 있습니다 . 이메일을 위임하면 해당 이메일 작업을 보조자, 동료 또는 부하 직원에게 할당 할 수 있습니다. 위임되면 Spark에서 알림을받습니다. 그들에게 개인 메시지를 포함시키고 작업 완료 기한을 설정할 수도 있습니다. 이 모든 것은 Spark의 개인과 팀의 다른 사람이 전자 메일을 볼 수 없도록 추적 할 수 있습니다. 

Spark에서 전자 메일을 위임하면 자신과 팀원이 작업 상태에 대해 지속적으로 후속 조치를 취해야하는 번거 로움을 줄일 수 있습니다. 전달 된 전자 메일에 빠지지 않고 Spark 사이드 바의 전용 "Delegated"및 "Assigned to me"폴더를보고 위임 및 작업을 추적하는 것이 더 편리하고 효율적입니다.

예 : 이메일 위임 및 팀원에게 고객의 이메일에 응답하도록 요청

위의 예에서와 동일한 상황을 고려하십시오. 지난 달에 대행사가 브랜딩 프로젝트의 일환으로 대행사가 디자인 한 로고의 사본을 요청하는 이메일을 클라이언트로부터 받았습니다. 휴가 중이므로 고객에게 직접 회신하는 대신 Suzan이 처리하도록하려고합니다.

Spark에서 이메일을 Suzan에 위임하는 것은 3 번의 클릭만으로 간단합니다. 오른쪽 상단에서 위임 옵션을 클릭하고 Suzan을 선택하고 선택적으로 마감 날짜를 설정 한 후 위임을 클릭하십시오. 그게 다야.

Suzan은 이제 Spark에서 이메일을보고 자신의 계정에서 이메일에 응답 할 수 있습니다. 작업이 완료되면 '마침으로 표시'옵션을 사용하여 위임 된 이메일이 완료되었음을 알릴 수 있습니다.

Spark에서 전자 메일 위임은 전자 메일을 팀으로 원격으로 작업 할 수있는 환상적인 방법입니다. Spark를 사용하여받은 편지함의 혼란을 더 빨리 정리할 수있을뿐만 아니라 후속 작업으로 시간을 낭비하지 않고 작업을 빠르게 할당하고 상태를 유지함으로써 더 많은 작업을 수행 할 수 있습니다. 이것이 Spark로 생산성을 높이는 좋은 방법이 아닙니까?

팀과 전화 회의 구성

팀이 사무실 밖으로 퍼져 나 가면서 중요한 것을 논의하기 위해 화상 통화로 넘어 가야 할 수도 있습니다. Spark는 Zoom, GoToMeeting 및 Google Hangouts의 3 가지 인기있는 화상 회의 서비스와 기본 제공 통합 기능을 제공합니다. 이러한 통합으로 팀 회의 일정을 쉽게 잡을 수 있습니다. Spark에서 새 캘린더 일정을 만들 때 전화 회의 추가 및 즐겨 찾는 서비스를 선택할 수 있습니다.

Spark에서 이벤트를 만들면 자동으로 전화 회의 통화가 생성되고 이메일 초대에 통화에 참여할 수있는 URL이 포함됩니다.

재택 근무시 화상 통화를 자주해야하며 Spark를 사용하면 쉽게 전화를 걸고 참여할 수 있습니다.

이메일 공동 작업 및 초안 작성

사무실에서 고객 제안, 프로젝트 보고서 등과 같은 중요한 이메일을 작성하는 것은 항상 팀의 노력입니다. 팀은 일반적으로 전자 메일에 포함 할 내용, 사용할 음성 톤 및 서식의 완벽한 균형에 대해 논의하는 데 몇 시간을 보냅니다. 집에서 일해야한다고해서 이러한 이메일의 중요성이 줄어들지 않습니까? 그래서 당신은 무엇을합니까?

화상 통화를 할 수는 있지만 아무도 좋아하지 않으며 항상 시간이 많이 걸립니다. Slack과 같은 팀 채팅 앱의 도움을받을 수는 있지만 토론 범위를 제한합니다. Google 문서 도구와 같은 도구를 사용하여 이메일을 작성하기 위해 계속 협업해야하지만 토론 할 곳은 없습니다. 그리고 Slack과 Google Docs와 같은 다른 앱간을 계속 전환하고 싶지는 않습니다.

팀으로 전자 메일을 함께 공동 작업하는 현명한 방법은 Spark에서 "공유 초안"기능을 사용하여 전자 메일을 작성하는 것입니다. 

Spark에서 새 전자 메일 작성을 시작하면 동료와 팀원을 초대하여 전자 메일을 공동 작업하고 토론 할 수 있습니다. Spark에는 Google 문서와 같은 실시간 편집기가있어 이메일을 작성하는 동안 팀원이 도와 줄 수 있습니다.

여러 사람이 동시에 이메일을 작성하고, 수정하고, 형식을 변경하고, 파일을 첨부 할 수도 있습니다. 초대된 회원은 자신의 이메일 주소에서 이메일을 보낼 수 있으며 이메일 주소를 사용하여 이메일을 보내도록 선택할 수도 있습니다. 예를 들어, 영업 담당자 인 Tom은 동료 Joana를 초대하여 함께 전자 메일을 작성하고 초안을 작성하고 Joana에게 전자 메일 주소로 전자 메일을 보내도록 요청할 수 있습니다. 필요한 경우 Tom이 Tom이 Joana가 Tom의 전자 메일 주소를 사용하여 전자 메일을 보내도록 할 수 있습니다. Spark를 사용하면 모든 이메일을 제어 할 수 있습니다.

뭔가 토론하고 싶습니까? 쉬운! 이메일 내용과 별도로 측면 패널에서 동료와 채팅을 시작하십시오. 이메일 공동 작업의 전체 경험은 아름답고 유쾌하게 설계되었습니다. 팀으로 통찰력있는 이메일을 얼마나 빨리 만들 수 있는지에 놀랄 것입니다.

이전의 예를 고려하면 팀이 협력하여 고객에게 답변을 작성하는 방법을 쉽게 알 수 있습니다.

나중에 보내기로 발신 이메일 예약

집에서 일할 때, 종종 일정이 버려집니다. 시간을 잃고 자정 기능을 잃어버리기 쉽습니다. 또는 낮에는 너무 많은 산만한 다른 일들을 다루고 있으므로 늦은 밤에 일하는 것을 선호합니다. 한밤중에 중요한 이메일을 작성하는 것은 매우 흔한 일입니다. 그때 이메일을 보내는 것은 좋은 습관이 아니며 다음 날 아침 늦게 일어날 것입니다. Spark의 ' 나중에 보내기 '기능은 이러한 경우를 위해 정확하게 구축되었습니다. 편리한 시간에 언제든지 작업 할 수 있으며 Spark는 다른 사람들이 적절한 시간에 이메일을 받도록주의를 기울입니다. 또한 시간대가 다른 사람들에게도 매우 유용합니다.

Spark에는 완전히 원격 팀으로 일하는 경험을 종합적으로 향상시키는 몇 가지 다른 기능이 있습니다. Spark의 공유 전자 메일 템플릿 을 사용하면 팀이 빈번한 전자 메일에 훨씬 빠르게 응답 할 수 있습니다. 후속 알림을 통해 이메일 후속 알림 을받을 수 있습니다. 자연어를 사용한 스마트 검색 은 모든 이메일을 쉽게 찾을 수 있도록 도와줍니다. Spark에는 더 많은 것들이 있습니다.

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인터넷은 광활한 지리적 거리를 연결해 왔는데 왜 이러한 거리가 업무에 방해가됩니까? 다음 며칠 동안 집에서 일할 때 Spark가 돌아 왔습니다. Spark for Free 를 다운로드 하고 팀으로 이메일 작업을 함께 시작하십시오 . 사무실이나 집에서 원격으로 Spark가 이메일을 다시 사랑하게 할 것이라고 확신합니다.

앞으로 몇 주 동안 전 세계적으로이 전염병에 맞서 싸우기 위해 Readdle의 모든 준비가 완료되었으며 스파크를 최상의 이메일 환경으로 유지하기 위해 최선을 다하고 있습니다. 이 팀은 로드맵의 일부로 많은 흥미로운 기능을 연구하고 있으며 그에 대해 매우 흥분하고 있습니다.

Spark에서 팀을 만들 준비가 되셨습니까? 여기부터 시작하겠습니다 →

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원문: https://sparkmailapp.com/blog/how-spark-helps-teams-work-remotely