효과적인 회의록을 작성하는 방법

회의는 집중을 방해합니다. 가볍게 표현하자면 그렇습니다. 회의록이 중요한 이유는 바로 이 때문입니다. 좋은 회의록은 모든 참석자가 논의된 내용을 기억하고, 의사 결정 사항을 추적하며, 실행 항목을 명확히 할 수 있도록 도와줍니다. 회의록이 없다면 모두의 주의력이 흩어져 혼동이 생기기 시작합니다.

회의록 작성 책임을 맡았다면 틀림없이 끝없는 딜레마에 빠질 것입니다. 너무 적게 쓰면 중요한 세부 사항을 빠뜨릴 우려가 있고, 너무 많이 쓰면 동료들에게 중요한 내용과 완전히 무관한 내용을 구분해야 하는 달갑지 않은 과제를 안겨주게 된다는 딜레마입니다. 함께 일하는 사람들을 일부러 괴롭히고 싶지 않다면, 다음의 다섯 가지 전략을 통해 꼭 필요한 내용을 기록하고 회의록의 효과를 높여 보세요.

1. 안건을 설정하세요

회의에 참석했는데 주제에서 너무 동떨어진 이야기가 오가는 바람에 속으로 대체 이 회의는 언제 끝나나 질문한 적이 있으신가요? 저희도 그런 적이 있습니다. 그래서 안건이 필요하죠. 새너제이 대학교의 Tabitha Hart 박사는 안건이 회의에 체계를 부여해 준다고 말합니다. 안건은 모두가 중요한 내용에 집중해, 여러분이 회의록을 작성할 때 상관없는 내용이 끼어들지 않게 도와줍니다.

안건을 수립하려면 회의의 모든 단계를 기록하고 각 항목이 다음의 조건을 만족하는지 확인하세요:

• 회의의 범주 안에서 구체적이고 현실적인가
• 결과 지향적이고 논의를 이끄는 데 도움이 되는가
• 합리적인 논의 시간을 배정했는가

2. 믿을 만한 노트 필기 앱을 사용하세요

모두의 생각을 종이 위에 어떻게 구조화해야 할지 회의 중간에 언제나 명확하게 떠오르는 것은 아닙니다. 손으로 회의록을 작성할 경우, 나중에 다시 정리하기가 어려워집니다. Evernote처럼 믿을 수 있는 노트 필기 앱을 사용하면 회의록 작성이 훨씬 효율적이고 회의 세부 사항을 쉽게 알아볼 수 있으며 수정 하기도 간편합니다. 빠르게 회의록을 기록하고 동료들과 정보를 공유하며 이전 노트를 검색하세요.

3. 모든 회의록에 몇 가지 핵심적인 구성 요소를 포함시키세요

회의록은 며칠 또는 몇 주 뒤에 그걸 읽은 사람 누구나 필요한 정보를 재빨리 찾을 수 있을 정도로 명확하게 한눈에 들어와야 합니다. 그러려면 다음 항목을 포함 시키세요:

• 회의에 참석한 모든 사람의 이름
• 안건 항목
• 마감일과 실행 항목이 표시된 일정
• 논의의 주된 요점
• 회의 과정에서 이루어진 의사 결정

4. 미래를 생각하세요

이것은 세부 사항을 일일이 기록하는 함정을 간편하게 피할 수 있는 간단하지만 강력한 전략입니다. 회의록을 작성할 때 지금 적는 내용이 앞으로도 중요할지 자문해 보세요. 만약 중요하지 않다면 빼도 좋습니다. 정말 중요한 대화 내용이라면 간략히 요약하고 기록에서 감정을 배제하세요

5. 목소리 내기를 두려워하지 마세요

여러분이 회의 중 회의록을 작성 중인데 누군가가 처음 들어보는 코드명 또는 약어를 사용하거나 불명확한 발음을 했다고 칩시다. 그럴 때 끼어들어 설명을 요구하시나요? 맞습니다. 회의록 작성자로서 대화를 중단시키기가 겁날 수 있죠. 하지만 누군가가 한 말이나 방금 그룹이 논의한 내용을 잘 모르겠다면 목소리를 내셔야 합니다. 여러분이 못 알아 들었다면 남들도 마찬가지일 것입니다.

모두가 같은 내용을 이해하는 데에 도움이 될 몇 가지 구문은 다음과 같습니다:

• “방금 [문장]이라고 말씀하신 것 같은데, 맞습니까?”
• “죄송하지만 제가 이 부분을 이해하지 못했네요. [개념]을 명확하게 설명해 주시겠어요?”
• “대화 중 이 부분을 놓쳤습니다. 방금 [개념]에 대해 하신 내용을 다시 한 번 말씀해 주시겠어요?”
• “다들 알고 계시다면 죄송하지만 [개념/단어]가 무슨 뜻이죠?”

이상의 팁은 필사적으로 키보드를 두드려 회의 내용을 모조리 받아 적어야 한다는 강박을 예방하는 데 도움이 될 것입니다. 회의록 작성에 이러한 전략을 적용해 더 적은 단어로 중요한 아이디어를 전달한다면 팀원들이 고마워할 것입니다.

출처: 에버노트 블로그